Om http://dir.ulmarweb.dk
– også kaldet DIR-systemet eller web-mapperne

af Læge Marie Kroun, opdateret april 2010.

Jeg har endelig fundet en smartere måde at dele dagbøger og andre filer med andre på end ved at sende filer frem og tilbage som e-mail vedhæftning.
Jeg kan nemlig nu vha. et smart Opensource Php-program Quixplorer oprette personlige WEBMAPPER, som BRUGER kan få adgang til efter personlig login.

Hvad med sikkerheden ?

Intet på Internet er desværre 100% sikkert mod indbrud af smarte hackere, men vi gør naturligvis alt hvad der står i vores magt for at sørge for at sikkerheden på vores web-server er så god som muligt med firewall, viruscheck, opfordring til at skifte kodeord hyppigt og at anbefale at bruge sammensatte u-gættelige filnavne - netop for at undgå at uvedkommende skaffer sig adgang til private oplysninger i webmapperne.  

Den største trussel mod brud på sikkerheden / fortroligheden, er faktisk hvis BRUGEREN gemmer adgangs-oplysninger på sin computeren (ving aldrig af i HUSK adgangskode, hvis andre kan få adgang til din computer!) eller hvis brugeren selv har givet sin login kode til andre personer med vilje (=misbrug) eller hvis brugeren har fået installeret en virus inficeret fil fra en hacket  Internet side (besøg kun steder søgemaskinen har undersøgt og sagt god for) eller brugeren har åbnet en vedhæftet eksekverbar fil til en email og derved har fået installeret en særlig type virus på sin computer, som er i stand til at opfange og dermed stjæle de adgangskoder, som brugeren siden indtaster for at logge på sin private mappe, bank etc.  
det er bl.a. pga. den risiko, at jeg ikke ønsker at modtage filer som vedhæftning til e-mail, selvom jeg selvfølgelig har antivirus program etc. installeret kan man ikke være 100% sikker.

BRUGEN AF WEB-MAPPERNE OG SIKKERHEDEN FRA BRUGERS ENDE ER BRUGERS ANSVAR!   

Jeg håber at alle brugere, ligesom jeg, finder dette system smart og velfungerende og at det ikke giver jer problemer at bruge det.

DIR systemet har i hvert fald nu kørt problem frit på vores web-server i flere år og er blevet gennemtestet af mange forskellige brugere, uden at der har været problemer (mig bekendt), fraset glemte koder. Jeg er derfor ganske tryg ved at bruge systemet til ALLE mulige opgaver.

Jeg fralægger mig ethvert ansvar for, hvis dine private oplysninger gemt i webmapperne opsnappes af uvedkommende pga. brugerens egen uhensigtsmæssige brug af webmapperne. 
Jeg sørger for ikke at bryde tavshedspligten ved kun at dele/linke til ANONYMISEREDE DATA.
Sikkerheden kan ikke gøres bedre fra min/vores side.

Hvis - DU – efter at have læst denne forklaring føler dig UTRYG ved at skulle bruge DIR systemet til at dele dine personlige dokumenter med mig, så kan du beklageligvis IKKE udveksle filer med mig via Internet og dermed kan jeg desværre ikke hjælpe dig med vurdering af din sag / undersøgelser!

Fordele ved DIR-systemet:

DIR systemet og dermed brugernes data ligger placeret på vores egen private webserver, som kun os her i huset har fysisk adgang til fuldt ud.
Der er som anført diverse sikkerhedsskjold mod hackere og køres naturligvis hyppig virusscanning og backup af alle data på webserveren.

Sikkerheden imod data tab er således meget større, end hvis jeg KUN havde data liggende på min daglige arbejds-computer, hvor pladsen er temmelig begrænset.
Der er meget harddisk plads i webserveren og dermed masser af plads til store filer, f.eks. video-mikroskopiske optagelser. Jeg behøver f.eks. dermed ikke længere have alle projekt deltagernes personlige data inkl. mange gigabytes store video filer liggende på min bærbare computer. Systemet giver god orden i brugernes data, og tillader at vi begge to samtidig kan kigge på filer i din mappe, selvom vi fysisk er placeret langt fra hinanden, f.eks. når vi skal drøfte symptomdagbog / forløb.
Når jeg er ude at rejse, kan jeg om nødvendigt se på dagbøger m.v. ved simpelthen at logge mig på DIR via Internet, ligesom du selv gør, dvs. uden at have noget liggende på min bærbare, så hvis den skulle blive stjålet, ligger der ikke længere en masse personfølsomme data på den, som en tyv måske uretmæssigt ville kunne få adgang til, fraset evt. e-mails med personlige oplysninger gemt i postkassen. Jeg er som læge iht. lov forpligtet til at opbevare "journal data" på pt. i 10 år, så jeg kan ikke bare slette dem!

Det med at modtage personfølsomme data fra patienter i e-mails, vil jeg derfor gerne HELT væk fra om muligt!
Jeg fik nemlig engang en virus der i titlen var forklædt som et svar på en mail jeg selv havde sendt en betroet person, så jeg åbnede vedhæftningen; den prompte aktivitet på harddisken afslørede miseren, jeg hev straks Internet forbindelsen ud af computeren, men virus havde alligevel nået at sende en af mine mails videre på samme måde – som modtager (en ven i min postliste) så returnerede for at gøre mig opmærksom på virus problemet. Det var HELDIGVIS IKKE en mail fra en patient med personlige data i der var blevet videresendt, men det kunne det ligeså godt have været.
Det var efter den oplevelse at jeg søgte efter andre måder at kunne modtage dagbøger på end via e-mail vedhæftning og vi fandt og installerede Quixplorer systemet som test!

Det med at skrive personlige ting i e-mails, kan vi faktisk komme uden om også, via DIR systemet. 
Der kan nemlig - via en simpel tekst editor - oprettes og rettes i tekstfiler i 2 gængse formater: TXT (Notepad, uformatteret), HTM (browserformat, der giver mulighed for at formattere teksten pænt via HTM koder) direkte i mappe. Den funktion kan bruges til at udveksle beskeder, uden at skulle sende oplysningerne som email
Vi kan så nøjes med at sende en kort besked - per email eller SMS, der kan slettes straks den er læst! - om at der er en lagt besked i webmappen der skal behandles; det holder samtidig god orden i e-mail programmet / mobil beskederne! 
Vi kan også gemme gamle e-mails som filer (EML) i webmappen (i en undermappe kaldet POST); derved kan al korrespondance vedrørende en bestemt BRUGER samles på et og samme sted,  som alle andre data vedrørende samme person ligger, og som både brugeren selv og jeg begge har adgang til at se på samtidig om nødvendigt.
Derved sikrer DU bedst muligt, imod brud på tavshedspligt / fortroligheden! - og jeg slipper for at have mange patienters personlige data med mig rundt på min bærbare. 

For kun ved at benytte et korrekt login kan en BRUGER via INTERNET få adgang til ALLE filer og undermapper i sin egen web-mappe, samt få adgang til at lægge filer op.  Jeg / webserver administrator (min mand) kan desuden gå ind på webserveren via Intranet, f.eks. for at kunne rette i forkerte filnavne etc. 

BRUGERE kan af sikkerhedsgrunde ikke selv rette filnavn eller lægge flere filer op med samme navn, men kan lægge samme fil op under et nyt navn hvis der er sket fejl.
BRUGERE MÅ IKKE SELV SLETTE FILER, af sikkerhedsgrunde, men skal gøre mig opmærksom på, når der trænger til oprydning!

Det er muligt at dele enkelte filer med andre - gør det kun med filer UDEN PERSONDATA i - på Internet, blot ved at angive den fulde URL sti til filen i et link.
Man kan let kopiere GENVEJEN (URL) til en fil i web-mappen ved at højreklikke på filnavnet inde i web-mappen og vælge ”kopier genvej”!
– senere kan genvejen så indsættes fra klippebordet med CRTL+V (el. højreklik/indsæt) i den tekst man vil have linket sat i. Eksempel på sådanne links:
http://case.ulmarweb.dk/dir.htm - (OBS http://case.ulmarweb.dk/...  er en kortere version af http://www.ulmarweb.dk/daninfekt/case/...) åbner denne fil der beskriver DIR systemet ... 
http://case.ulmarweb.dk/blodsuger.html - åbner "blodsuger spørgeskemaet", der også skal udfyldes ...

DIR systemet betyder for mig, at de ofte meget store filer fra video-mikroskopier kun behøver at ligge på ET STED på webserveren, nemlig pænt ordnet nede i hver enkelt projekt deltagers webmappe, samt i backup naturligvis! – dvs. der bliver plads til mange flere filer - netop fordi jeg kan henvise til en og samme fil via links og ikke behøver at gemme flere versioner af filer men kan nøjes med en original og en backup på ekstern disk (plus at du selv har backup af alle dine filer på din egen computer) - det burde give os sikkerhed nok for at vigtige data ikke går tabt, selvom en harddisk skulle gå i udu!

HVORDAN / HVORNÅR FÅR JEG OPRETTET EN WEBMAPPE & BRUGER-ID på DIR-systemet – og hvad kan/må jeg bruge de mapper til?

Det er KUN mig, der kan oprette/rette din BRUGER ID i DIR-systemet – du kan IKKE gøre det selv!
- så når vi har aftalt at du skal overføre filer / dokumenter til mig, opretter jeg dig en personlig webmappe og sender dig dit BRUGER-ID og et midlertidigt kodeord, som du skal ændre efter første login af sikkerhedsgrunde (ADMIN knappen). Ingen kan se brugernes kodeord, for de gemmes naturligvis af DIR systemet i krypteret form, så evt. virus ikke kan opsnuppe og bruge koderne. Glemmer du kodeordet og ikke kan logge dig ind, så kan jeg let sætte et nyt for dig efter eget valg! 

WEBMAPPERNE er forbeholdt til filer / data typer, som er aftalt imellem den pgl. BRUGER og mig/os!
Vi leverer normalt ikke gratis webserver plads til andre, har et ret begrænset privat "webhotel" primært til eget brugVed mistanke om MISBRUG af webmapperne ændrer administrator straks kodeordet, så login til mappen ikke længere er muligt for BRUGEREN, der er nødt til at henvende sig til mig for at få adgang til sin webmappe igen.
Evt. illegale/skadelige data (virus) slettes straks de opdages af antivirus programmet, hvorimod virus-fri legitime filer normalt efterlades intakte, så de stadig kan ses via at angive den fulde URL, sådan at jeg ikke skal rette lnks alle de steder der linkes til de filer der er iorden

Login:

Indtast i browserens adresselinie http://dir.ulmarweb.dk og følgende login billede kommer frem:

Du kan på login siden skifte til andre menu sprog, fordi der er brugere af systemet fra mange andre lande; de gængse europæiske sprog var indbygget, men jeg selv har lavet den danske oversættelse!

Indtast dit Bruger navn og kodeord og tryk på [Log ind] knappen. Så skulle det meget gerne virke.
Hvis du KAN få Login siden frem, så er der hul igennem fra din computer til vores server der må være oppe; i så fald må login-problemet skyldes fejl i koden.
Langt den hyppigste fejl er at CAPS LOCK ved en fejl er blevet slået til, da der er 
forskel på små og store bogstaver i login koder
Kontakt mig hvis du ikke kan logge ind, så kan jeg tjekke om den kode du har brugt virker, eller kan sætte en ny kode. 

Får du derimod IKKE login billedet frem, så tjek lige om andre sider på Internet virker fra din computer, inden du kontakter mig!
Hvis du IKKE kan komme på Internet sider overhovedet, så kan det være din egen computer / din Internet forbindelse, det er galt med – og det kan vi ikke gøre noget ved her i huset, så kontakt din Internet udbyder, hvis det ikke retter sig i løbet af meget kort tid.

Hvis du godt kan komme på andres sider, men ikke på mine http://LymeRICK.net eller http://kroun.ulmarweb.dk, så er det enten vores Internet-adgang eller vores web-server der er nede, og det skal jeg fluks have at vide, så vi kan reagere på problemet – for det skal bare fungere altid - og vi skal kende årsagen til at linien er nede! 

Er der hul igennem og koderne er korrekt indtastet, så får du adgang til din private web-mappe på web-serveren, og et et skærmbillede som ligner det det nedenfor viste, blot med andre / flere filer og mapper under:


Flg. knapper / funktioner findes i menu linien øverst:

OP - Gå til den overliggende mappe, den knap virker kun hvis man aktuelt er i en af sine egne undermapper!

Der vil typisk allerede ligge undermapper i din webmappe, der hedder JR (til journal-kopier, historie, spørgeskema m.v.), DAGBOG (til Excel-dagbøgerne) …

HJEM – Gå til grundmappen

Genindlæs siden

SØG – filsøgning; alm. wildcards ?, * kan anvendes for ukendte bogstaver / endelser.

KOPIER – kopier fil(er) f.eks. til undermappe.

Husk at der KUN kan ligge en fil af et bestemt navn i samme mappe. Nye filer skal derfor have unikke navne. Bruger kan ikke rette filnavne over Internet af sikkerhedsgrunde, det kan kun jeg via Intranet. OBS Filnavne bør være tilpas komplekse, så uvedkommende ikke kan gætte navnet, f.eks. ved at tilføje dato eller en kode i navnet!
Det er smart at sætte dokument datoen ind først i filnavnet - på formen AAAAMMDD - der automatisk sørger for at filerne sorteres i tidsmæssig rækkefølge.
Brug aldrig lande-specifikke tegn som ÆØÅ i filnavne, det kan programmet desværre ikke håndtere.
Brug ikke BLANK (%20) - brug istedet _ - eller + til at binde ord sammen istedet.
Hold filnavne så korte som muligt. Gamle computer-systemer kunne kun håndtere 8 tegn før og 3 tegn efter punktum i filnavne!

FLYT – flytter markerede filer til en forud dannet undermappe

SLET – sletter markerede filer MEN BRUG ALDRIG SLETTE KNAPPEN! 

Dan en mappe ved navn SLET (se nedenfor) og flyt ældre version af en fil med samme navn (samme periode) dertil; derefter kan du lægge ny fil op med samme navn.
Sig til mig, når du har behov for at slette eller hvis du skal have rettet fejl i filnavne, så skal jeg nok ordne det via Intranet.

TILFØJ – læg fil(er) op. 

BLIV PÅ SIDEN indtil systemet melder at filen er lagt op, ellers afbrydes overførslen.
Overfør kun én fil ad gangen, især hvis det er store filer! - maks. datamængde der kan overføres per gang er ca. 32 Mb uden at give TIMEOUT fejl.
Jeg kan lægge større filer op via Intranet, hvis jeg får dem sendt på anden vis.
Folk med en meget langsom Internet forbindelse (alm. telefon modem) kunne få time-out og blive smidt af, inden dagbogen på under 2 Mb var overført, simpelthen fordi overførslen tog alt for lang tid; det problem kunne ofte afhjælpes ved at vente med at overføre data til tidspunkter med mindst mulig data-trafik på telefon-linierne (ca. kl. 4-6 morgen) og ved at pakke dagbogen (den fylder upakket 1,5 Mb), så filen bliver mindre og hurtigere at overføre (f.eks. med ZIP). Folk med ADSL eller kabelnet har ikke rapporteret om problemer.
SEND besked / mail / SMS hver gang du lægger noget op i din webmappe, jeg får desværre ikke automatisk besked om det.

ADMIN – her kan og BØR du ændre dit kodeord ofte! - og lige efter første login!

Login koder skal af sikkerhedsgrunde være på mindst 6 alfanumeriske tegn, og skal helst indeholde både tal og bogstaver og må ikke være familiens eller kæledyrs navne; filnavne skal være så svære at gætte for andre som muligt, men helst noget du selv har let ved at huske.

LOG UD – afslutter.

Øverst til højre i fald-ned-liste med to valg muligheder og ved siden af den, en NAVNGIV boks.

Du kan danne undermapper; der gælder naturligvis samme regler mht. navngivning som for filnavne.

Du kan danne tekst-filer, ved at vælge enten *.TXT (Notepad format, uformatteret) eller HTM (Webside format, teksten kan formatteres pænt med HTML-koder, men kræver kendskab til denne; hver linie skal afsluttes af <BR /> etc.; du kan naturligvis også skrive tekst filer i et egnet program på din PC og siden uploade dem.
BRUG IKKE WORD el. andre MICROSOFT produkter til at skrive HTML kodede filer med, kildeteksten fyldes med utallige unødvendige stil-koder, der gør det sværere at rette / rense ud i teksten senere.  Hvis du har en Word / Frontpage formatteret tekst, som du gerne vil lægge op, så overfør først teksten til NOTEPAD [CTRL+A, CTRL+C (marker og kopier alt) => i Notepad CTRL+V  (indsæt)], derved fjernes alle formatterings koder i én enkel arbejdsgang fra hele teksten, så du får en helt ren tekst, som kan gemmes og evt. TILFØJES webmappen som den er uden formattering (skal i så fald gemmes som *.TXT), eller du kan bruge en anden editor - jeg bruger selv  Kompozer (fra http://www.kompozer.net) husk også, at installere den danske sprog pakke, så du får danske menuer!) - til at skrive mine HTML filer med. Den virker som en tekstbehandler a la Word, men uden at sætte alle de mange unødvendige koder ind, og man kan skifte mellem Webvisning / Kildekode og tjekke resultaten i browser, og have flere dokumenter i gang på flere faner i samme vindue.
Man kan bruge kaskade stilark (cascading style-sheet, CSS), dvs. have alle standard formaterings koder defineret i en fil der indlæses i starten (kan gøres til standard), så man skriver sine sider i en ensartet typografi og finder man senere behov for at ændre på noget i typografien, så skal der kun ændres i CSS filen, for at ændringen slår igennem på alle sider der bruger samme CCS definition - det er en stor lettelse.  Man kan i Compozer editoren, ved at markere tekst-område der skal renses for koder, højreklikke og vælge "Fjern alle teksstil elementer" etc. - der er enkelte bugs i programmet, men de er til at leve med og bliver vel rettet med tiden? .. det er et godt program i betragtning af det er opensource og gratis at bruge.   

Til venstre ud for hvert filnavn finder du en firkantet checkboks hvor du kan markere (klik med musen) en eller flere filer, som enten skal kopieres eller flyttes (SLET ALDRIG filer!).

Til højre ud for filen i kolonnen "Handlinger" findes to ikoner:

RETTE - åbner den indbyggede tekst editor. Husk at gemme filen når du er færdig med at rette!

HENT - som tillader dig at gemme filen på din computer.

Du kan også ÅBNE fil i browser-vinduet ved simpelthen at klikke på selve filnavnet, såfremt der er indbygget en "viser" til den pgl. filtype i browseren åbner programmet deri.
Ellers komme der en ÅBN / GEM valgboks frem, herunder ses Internet Explorer og Firefox billeder af disse:

   
Istedet for at klikke på HENT ikonet, så kan du også hente filen ned til din computer ved at højre klikke med musen på et filnavn.
I den menu der fremkommer i henh. Internet Explorer og Firefox, findes (p.t.) de valgmuligheder, der illustreres på billederne nedenfor:

   

Brug Kopier Genvej (IE) henh. Kopier link-adresse (Firefox) til at kopiere linket til filen over til klippebordet, hvorefter du kan indsætte det videre, f.eks. i browserens adresse linie eller som et link i en tekst/email når du skal vise andre din fil.
LINK ALDRIG NOGENSINDE OFFENTLIGT TIL FILER MED PERSONFØLSOMME DATA I; hvis du linker til en fil i din webmappe fra din hjemmeside, så vil søgemaskinerne finde den på et eller andet tidspunkt når de kommer forbi og gennemtravler alle dine sider / links og derefter vil andre kunne finde frem til din side, hvis de indtaste søgeord der rammer plet; du bør også være varsom med at linke til filer med personfølsomme data i, når du sender links til sådanne i ukrypterede emails!   

Du kan som det ses også via højre-klik-på-fil-menuen gemme filen på din egen disk, ved at anvende Gem destination som... (IE) henh. Gem link til disk (Firefox).

Du kan ændre fil sorterings-rækkefølgen ved at klikke på kolonne navne.
Den kolonne og retning der aktuelt sorteres efter angives ved en trekant der peger op eller ned. 

Endelig kan du / jeg i kolonnen TILLAD  ændre på tillader til hvem der må henholdsvis læse, skrive og slette mappe/filen, for 3 niveauer af brugere: EJER, GRUPPE og OFFENTLIG - ligner måden at give tilladelser på via FTP i Windows - rettelser foregår ved at vinge af eller fjerne vinge i felterne i en 3 x 3 tabel, illustreret herunder, ved forskellige slags tilladelser med tilhørende grafiske billede; der er dog tilsyneladende en fejl i Quixplorer programmet (version 2.3.1 fra 2004, der er kommet en ny version ), som tilsyneladende ikke tillader at skelne imellem grupperne, men kun enten fjerne eller sætte henh. LÆSE, SKRIVE og SLETTE tilladelse for alle 3 grupper på en gang; vi ville ellers være ude over problemet med evt. uvedkommende adgang til personfølsomme data, hvis vi kunne hindre OFFENTLIG LÆSNING af en filen ved at fjerne vingen i nederste række, venstre kolonne ... 

   
drwxrwxrwx :   d angiver at det er et directory = mappe, alle kan læse, skrive og slette mappen



 -rw-rw-rw- :   filen kan ikke slettes når vinger er fjernet ud for X, men kan læses og overskrives


-r--r--r-- :   filen kan læses, mens overskrivning (rettelse) og sletning ikke er tilladt 


Nedennævnte er specielt for projekt deltagere / syge folk der ønsker min vurdering af deres sygdom
- hvor personlige DIR mapper bruges til deling af filer som jr-kopier, SYMPTOM DAGBØGER etc.:

Indtastning/rettelse af data i Excel symptomdagbogen (vejledning) kan desværre IKKE foregå direkte i webmappen, heller ikke selvom Excel dagbogsskemaet måske popper nok så nydeligt op i Microsoft Internet Explorer, som tilmed tillader dig at taste nogle data ind i skemaet. Filen kan med disse rettelser KUN gemmes på ens egen computer, ikke på webserveren!
Efter du har gemt den rettede fil på din computer, skal du altså navngive den med ny slutdato - a la ID-AAAAMMDD(startdato)-AAAAMMDD(slutdato)+evt.kode.xls - og lægge den op  i din webmappe via TILFØJ funktionen. ID vil normalt være din BRUGER (projekt nummer) eller noget andet UNIKT, som vi har aftalt skal bruges først i ALLE dine filer for at identificere DIG og ingen andre. Brug aldrig dit fulde navn, fødselsdag, endsige fuldt CPR nummer i filnavne, det kan andre der kender dig måske gætte!  
Ved en logisk måde at navngive dagbøgerne på, bliver det helt klart af filnavnet, hvem daghogens ejer er, hvilken periode den dækker fra start til slut dato, og det bliver samtidig ekstremt svært for uvedkommende at gætte filnavnet / URL'en til filen, da der jo er hele 4 "koder" indbygget i filnavnet, som alle skal gættes korrekt samtidig - 1. ID 2. startdato 3. slutdato 4. den ekstra sikkerheds kode, som meget gerne må være en kombination af tekst og bogstaver uden logik i, så den bliver meget svær at gætte.
Den 4. dobbelte sikkerhed er kun relevant for filer med meget personfølsomme data i; anonymiserede filer - der gerne må deles med andre via Internet - skal derimod være så korte og samtidig så beskrivende i filnavnet som mulig - eks. http://case.ulmarweb.dk/case/0001/0001-20080206.wmv (det er linket til projektdeltager #1's video af mikroskopi af blod, udtaget (og optaget) den 06-02-2008); en fiktiv symptom dagbog fra samme pt. for perioden 25-12-2008 til 06-02-2008 kunne f.eks. være kaldt 0001-20071225-20080206-axy279.xls  - hvor dummy koden hængt på i slutningen - den kan placeres anderledes i navnet om man vil, blot det ikke er før start-dato, der bruges til sortering! - kan naturligvis være med endnu flere tegn i; des længere og mere kompleks, ulogisk, meningsløs sikkerheds kode, des sværere er filnavnet at gætte for uvedkommende og selv computere skal bruge meget lang tid for at trævle alle muligheder igennem ved en kode bestående af 26 variable tegn  .... og for dig og mig, der jo blot skal logge ind i og åbne dagbogen i webmappen ved at klikke på filnavnet, er ekstra koden uden betydning, for vi skal hverken taste den ind og vi skal heller ikke huske på den; hermed har du fået opskriften på hvordan DU SELV 100% BESTEMMER SIKKERHEDSNIVEAUET, NÅR DU NAVNGIVER DIN DAGBOG INDEN DU LÆGGER DEN OP I WEBMAPPEN! - det er dit ansvar at sørge for at andre ikke kan gætte linket til dine dagbogs-filer og andre dokumenter med personfølsomme oplysninger i! 

Nye filer skal altid lægges op med nye UNIKKE filnavne for ikke at risikere at komme til at overskrive / slette ældre filer fra samme periode, som JEG måske har rettet i (jeg kan have tilføjet måle data, føjet mere til resumeet eller har rettet slåfejl i dato el. lignende ... det sidste er en hyppigt forekommende fejl).

Når jeg retter noget i en fil, så skal JEG tilføje-RET til filnavnet, så det er tydeligt for dig hvilke filer der er blevet rettet i af mig, og DU skal naturligvis huske at kigge efter i din webmappe med dagbøger, for hvis jeg har rettet noget i den sidste fil du lagde op, så skal du naturligvis downloade den rettede version og fortsætte med at taste dine dagbogsdata ind i den nye tilrettede version, istedet for at fortsætte med den ældre version, ellers "sletter" du bare de tilføjelser jeg har lagt ind, fordi de ikke er kommet med i det gamle skema på din computer.
Da der er plads til 6 mdr. i hvert dagbogsskema, og for at undgå ovenstående problemer, vil jeg typisk gøre status og gøre mine tilføjelser efterfølgende for den netop afsluttede halvårs-periode, hvorefter jeg skrivebeskytter den færdige halvårs-fil via Intranet, så den ikke kan slettes ved en fejl og fjerner samtidig alle de midlertidige filer fra samme periode.

Opdager du tekniske fejl i symptomdagbogen, så ret det ikke selv, men KONTAKT MIG straks og fortæl hvad der er galt, så jeg kan rette det sammen med dig via telefon samtale!
– for er der tale om en ”system fejl” i DIN dagbog, så er der sandsynligvis fejl i alle andre projekt deltageres dagbøger også, samt i den originale dagbog som ligger på hjemmesiden til download, som naturligvis også skal have rettet fejlen så den ikke bliver ved med at gå igen – og at rette i original dagbogen og i alle de andre patienters dagbøger, det kan kun jeg selv gøre, via Intranet, og kun når jeg straks får at vide hvilke fejl brugerne oplever!


TAG JÆVNLIGT BACKUP - du bør faktisk gøre det hver eneste gang du har opdateret din dagbog, for størst mulig sikkerhed mod data-tab:

Du bør også gemme alle manuelt udfyldte symptom-ugeskemaer i PAPIR form, på gammeldags vis i en MAPPE, sådan at alle data kan tastes ind igen, ifald det værst tænkelige uheld skulle være ude, at alle elektroniske kopier af dine dagbøger skulle gå tabt samtidig! ...
En projekt deltager havde - pga. langsom internet forbindelse og problemer med TILFØJ - ikke fået lagt sine dagbøger op i mange måneder og da hun ikke var i behandling hos mig, så førte jeg ikke tæt kontrol med om den kom som aftalt; pludselig gik hendes harddisk uopretteligt ned; hverken hun eller jeg havde nogen sikkerhedskopier og hun havde også smidt alle sine papir dagbogs-ark ud så snart data var indtastet; VIGTIGE DATA GIK TABT, spildt arbejde ... og det var så smerteligt et tab for patienten, at hun ikke orkede at gå i gang med dagbogen igen; derved røg hun pga. UHELD ud af mit projekt i utide og jeg fik ingen kurver over hendes forløb:(
- ÆRGERLIGT / spildt krudt, når både patienten og jeg allerede havde investeret så meget tid/arbejde i det ...

=> du kan ikke tage for mange sikkerhedskopier og de skal helst placeres på flere FYSISK adskilte steder, så de ikke kan gå tabt samtidig!
... huse kan brænde med alt indhold, derfor bør man have kopier af sine data placeret andetsteds (din computer og din webmappe på vores webserver) er fysisk adskildt, så kan data genskabes, skulle det gå helt det andet sted. 
... harddiske med flere partitioner ligner at det er forskellige diske i Windows "Denne Computer", men er gemt på samme fysiske medie, samme harddisk; hvis partitions-tabellen til harddisken ødelægges (der fortæller hvordan disken er underopdelt) går tabt, mistes alle "diske" med alt indhold og kan næppe regenereres; derfor må man ALDRIG bruge en anden partition på samme disk til backup af en anden partition på samme fysiske disk. Det skete for mig i efteråret 2001; jeg havde backup af meget på eksternt medie (heldigvis af artikel databasen, med alle mine noter om hvad jeg har læst), men mistede alle emails og stof fra 2000-2001 - hvor jeg havde glemt at tage backup ...  af skade bliver man klogere, men sjældent rigere på andet end erfaring!
Via Kontrolpanel / Administration / Computeradministration / Diskhåndtering kan du se hvordan dine Windows "diske" ligger placeret på de(t) fysiske drev, der er i din computer, sørg for at krydskopiere vigtige data til mindst 2 fysisk forskellige drev! 
I de senere år er det muligt for rimelige penge at købe sig en eller flere eksterne USB harddiske, som er meget velegnede til backup og der findes programmer f.eks. Cobian backup (version 8  "Black Moon" er lagt ud som opensource og gratis - kan tilpasses hvis man kan programmer; den version bruger jeg selv, og har ikke oplevet fejl) - super at man ikke selv behøver at huske på  at tage backup!
Kan du brænde data ud på CD / DVD (-RW), så gør det jævnligt og gem disse på et sikkert sted; CD / DVD til bakcup skal være af god kvalitet og skal opbevares sikkert, for de er skrøbelige, en enkelt ridse kan gøre data ulæselige!